【 入荷連絡 】

2009.04.21 書店塾

 

客注品や定期予約品が入荷するとお客さんに連絡します。連絡方法としては、電話(自宅、勤務先)、携帯電話、ハガキ、FAX、メール(PC、携帯)などが考えられますが、お店で受注して控えを渡すような客注の場合は、固定電話か携帯電話への連絡が主流でしょう。

 

今では考えられないことですが、10年以上前の携帯電話が普及し始めた頃は、通話料が高くなるので携帯電話には電話しないようにという話がありました。料金が下がったのと、ほとんどの人が持っているため確実に本人に連絡がつくということで、携帯に入荷連絡することが増えたのではないでしょうか。

 

メールで連絡するというのは簡単なのですが、「本やタウン」のようなネットで発注して書店で受け取るシステムの場合は、機械的にメールが送られてきますが、受注確認、出荷状況、入荷連絡などちょっとしつこいかなと思うくらい連絡が来ます。

 

ただ、PCのメールアドレスを覚えていない、携帯メールの場合は携帯を見れば分かりはするのですが、電話番号のように番号だけではないので面倒くさい。個人情報云々で宣伝メールが来るのも嫌だから等などの理由で、なかなか教えてはもらえないものです。

 

それにメールアドレスは書き間違いが多くなります。数字だけの電話番号でさえ読みにくくて間違い電話になるのに、メールアドレスだともっと頻繁に起こります。メールアドレスの場合は、念のために電話番号も聞いておく方が良いでしょうが、そこまでしてくれるかどうか。

 

また、入荷しているのにいつまでもお客さんに連絡しないのは問題ですが、結果としてなかなか相手に伝わらないということもあります。一つは伝言の場合で、電話した時に本人が居なくて伝言を頼むのですがが、これがなかなか本人に伝わらず、いつまでも連絡が無いとか聞いていない等とクレームの原因にもなります。入荷連絡から2週間経っても取りに来られない場合は、念のために再度連絡してみた方が良いでしょう。

 

また、共働きが多くなっているため、昼間電話しても繋がらないことも多いのです。留守番電話は、何回かけてもぎまぎしてしまいますが、それでもともかくも入れておくことです。夕方から夜にかけて電話することが多いと思いますが、夜遅くに電話するようなことは避けるべきです。目安は午後8時くらいまでだと思われます。以前よりは夜型になっていますが、それでも9時過ぎは避けるべきです。